Circulair renovatieproject bij VVSG met as a service als businessmodel | circubuild.be

Circulair renovatieproject bij VVSG met as a service als businessmodel

  •   10 sep 2021
  • Wouter Polspoel

De VVSG, OVSG en GSD-V verhuisden begin 2019 naar Huis Madou in Brussel. Dat gebouw functioneert als open ontmoetingsplek en een plek om samen te werken, deskundige informatie te verkrijgen en ervaringen te delen. Het werd een circulair renovatieproject, waarbij geëxperimenteerd werd met as a service als circulair businessmodel. Econocom beheert als integrator de relaties en afspraken tussen de bedrijven verantwoordelijk voor de levering, plaatsing en het onderhoud van die producten as a service, de financiële dienstverleners en de eindklanten. Hoe gaat dat allemaal precies in zijn werk?

VVSG, OVSG en GSD-V werken reeds geruime tijd rond de 17 duurzaamheidsdoelstellingen of Sustainable Development Goals (SDG’s) van de VN. Vanuit die bestaande mindset rond duurzaamheid en circulariteit was het voor die drie partijen – hierna samengebracht onder één naam, VVSG – een evidentie om te opteren voor een circulair bouwproject. VVSG wenste op het vlak van circulariteit het goede voorbeeld te geven voor haar leden, de lokale besturen. Door zelf in as a service-businessmodellen te stappen, en dus in te zetten op gebruik in plaat van bezit, wenst ze de lokale besturen te inspireren en te overtuigen van de daadwerkelijke mogelijkheden.

De VVSG-aankopers wisten bij het uitschrijven van de opdracht dat het om pionierswerk zou gaan. Er werd geopteerd voor één gedetailleerd bestek voor de volledige renovatie van het gebouw, met afzonderlijke loten voor de renovatie, de verlichting, de tapijttegels enzovoort. In het bestek werd circulariteit en as a service expliciet als vereiste opgenomen.


Het voorbeeld van vloerbedekking

Om te tonen hoe het een en ander uiteindelijk in zijn werk ging, nemen we het voorbeeld van de vloerbedekking, die door Tarkett as a service werd geleverd. Het ging om 2.438,74 m².


Hoe werd as a service gedefinieerd in het lastenboek?

Voorwerp van de opdracht

Het voorwerp van deze opdracht omvat:

  • het verwijderen en recycleren van bestaande tapijttegels;
  • het gebruiksklaar maken van de ondergrond;
  • het leveren en plaatsen van nieuwe tapijtegels;
  • het financieren volgens een as a service-formule (alle voorwerpen inbegrepen);
  • het onderhouden van de tapijttegels volgens vereisten;
  • het ter beschikking stellen van de tapijttegels aan de fabrikant na afloop van het contract met het oog op recyclage.


Gunningscriteria

De gunningscriteria werden niet enkel opgesteld vanuit prijs, er werd ook rekening gehouden met milieuaspecten en met as a service als financieringsmodel. De aanbestedende overheid beoordeelde op basis van de volgende criteria:

  • prijs (40 punten);
  • financieringsmodel (10 punten);
  • technische eigenschappen van de tapijttegels (10 punten);
  • eigenschappen m.b.t. milieu (10 punten);
  • eigenschappen tapijttegels m.b.t. welzijn (15 punten);
  • onderhoud tapijttegels (15 punten).


Werd er dan aanbesteed vanuit technische specificaties of eerder vanuit functionaliteiten?

Hieronder een overzicht van de aspecten die in acht werden genomen in het aanbesteden:

  • minimale technische eigenschappen;
  • minimale functionele kernmerken, bijvoorbeeld: rolstoelbestendigheid, geschikt voor vloerverwarming, slipweerstand;
  • minimale akoestische kenmerken;
  • esthetische kenmerken: over de jaren vlekkeloos blijven;
  • milieu- en ecologische kenmerken.


En hoe werd as-a-service dan in het bestek omschreven?

In het bestek werd expliciet verwezen naar de as a service-formule op volgende manier:

“Het aanbieden van flooring as a service in het kader van de circulaire economie, zijnde het verwijderen en recycleren van de bestaande tapijttegels volgens bijhorende criteria. De aannemer verbindt zich ertoe de vloer te voorzien volgens de bijgevoegde specificaties, plannen en beschrijvingen en engageert zich ertoe dat de leverancier van de nieuw te plaatsen tapijttegels een FAAS-contract (Flooring as a Service) aanbiedt (aan de opdrachtgever) op basis van de bijhorende criteria. De totale vergoeding 'Flooring as-a-service' over de vooropgestelde periode van 9 jaar wordt opgenomen in de lijst der werken en bepaalt mede de rangschikken van de offertes.”

Na afloop van de overeenkomst dient de aanbestedende dienst de tapijttegels ter beschikking te stellen (op paletten gestapeld) van de financieringsmaatschappij waar de fabrikant, in het kader van de circulaire economie, de tapijttegels dan kan ophalen mits de garantie op recyclage (in beheer van de fabrikant).


Financiering as a service

De looptijd van de opdracht bedraagt 9 jaar. De inschrijver geeft een forfaitaire prijs per m² per maand voor de totale inhoud van deze opdracht.

Belangrijk in dit soort dossiers is de rol van een integrator, die de relaties en afspraken beheert tussen de bedrijven verantwoordelijk voor de levering, plaatsing en het onderhoud van die producten as a service, de financiële dienstverleners en de eindklanten. In dit project nam Econocom die rol op.

Er zijn immers 5 partijen die gecoördineerd moeten samenwerken:

  1. de leverancier/producent van de nieuwe tapijttegels, die ook de verantwoordelijkheid neemt om de tapijttegels na 9 jaar terug te nemen;
  2. de plaatser, die zowel voor de verwijdering van de oude tegels als voor de plaatsing van de nieuwe tegels zorgt;
  3. het bedrijf dat voor het jaarlijkse ‘diep onderhoud’ zorgt;
  4. een nog te definiëren speler die na 9 jaar de tapijttegels verwijdert;
  5. en de financiële partner.

Lees verder onder de beelden.

Maar as-a-service is niet voldoende als circulaire oplossing

As a service is een circulair verdienmodel, maar het is par helemaal circulair indien in de keten wordt samengewerkt om grondstoffen over de héle levenscyclus optimaal te beheren. Er werden dus ook eisen opgelegd op het vlak van de duurzaamheid van de vloerbekleding zelf. Zo moest het materiaal onder andere bestaan uit 100% geregenereerd materiaal en mocht de rug geen pvc noch bitumen bevatten en moest die ten minste voor 70% uit Cradle to Cradle-gecertificeerd gerecycleerd materiaal bestaan. Bovendien diende de vloerbekleding zelf Cradle to Cradle Silver-gecertificeerd te zijn. Ook werd het onderhouden van de tapijttegels met milieuvriendelijke producten als vereiste vooropgesteld.


Wat zijn de leerlessen uit het project voor de leverancier?

Interessante leerlessen uit dit project voor de leverancier zijn de volgende:

  • doe niet alles zelf, maar werk samen met specialisten;
  • neem niet alles op eigen balans;
  • besteed het financieel beheer uit: facturatie, debiteurenrisico en debiteurenbeheer;
  • weet dat eigendom tijdelijk kan worden overgedragen en op het einde kan worden teruggenomen, zodat u zelf aan het einde van de contractuele levensduur controle houdt over het tweede leven van het product.


Welke waren leerlessen voor de VVSG?

Econocom geeft op basis van het project graag een aantal leerlessen en aanbevelingen mee:

  • laat u goed informeren bij uw projectomschrijving. Bezoek projecten: ga ter plaatse kijken om naast het duurzam en circulaire ook op kwaliteit en uitstraling te kunnen beoordelen;
  • zorg los van uw architect ook voor een goede projectcoördinator, die van alle markten thuis is. Vooraf voldoende nadenken is primordiaal voor het projectmanagement. Dit helpt vertragingc in de realisatie van het te vermijden;
  • investeer in communicatie. Neem uw medewerkers mee in het volledige proces. Licht toe waarom bepaalde keuzes gemaakt zijn. Dit zorgt voor betrokkenheid. Luister naar hun vooroordelen, om ze te kunnen doorbreken;
  • doe een beroep op experten. Zeker ook op het vlak van het boekhoudkundige en financiële. VVSG kon weliswaar vertrekken vanuit een voorbeeldbestek, maar algauw bleek dat ze toch extra advies en ondersteuning nodig had;
  • niet nadenken, maar voordenken is een must. Belangrijk is om goed geïnformeerd te zijn en alle mogelijkheden te kennen. Anders bots je op moeilijkheden bij de projectdefinitie. VVSG had bepaalde zaken wel benoemd, maar de gevolgen soms onvoldoende in het proces ingecalculeerd.
  • laat je niet totaal vastpinnen in traditionele denkschema’s. Durf het gevecht aan te gaan met de centrale administratie. De huidige regels op het vlak van financiering van overheden – budgetten, subsidies – promoten eerder CAPEX dan OPEX. Dit werkt in het kader van de circulaire economie te beperkend.

Gerelateerde partners


Nieuwsoverzicht